Magelang, 06 Agustus 2025  – Dalam dunia perdagangan yang semakin bergantung pada kecepatan dan keakuratan informasi, manajemen gudang menjadi ujung tombak operasional bisnis. Hal ini disadari betul oleh tiga mahasiswa Universitas Muhammadiyah Magelang yang merancang dan mengimplementasikan sistem informasi berbasis web guna mengatasi permasalahan pencatatan stok barang di Toko Raja Pecah Belah, sebuah toko yang menjual berbagai produk pecah belah dan souvenir.

Dari Buku Tulis ke Web Application

Masalah klasik yang sering dialami pelaku usaha kecil-menengah adalah pencatatan inventaris yang masih dilakukan secara manual. Begitu pula yang terjadi di Toko Raja Pecah Belah. Selama ini, proses keluar masuk barang dicatat menggunakan buku tulis. Alhasil, berbagai kendala muncul seperti kesalahan pencatatan, ketidaksesuaian antara data dan stok fisik, hingga keterlambatan restock karena tidak adanya sistem pengingat otomatis.

Melihat permasalahan tersebut, ketiga peneliti muda ini merancang sebuah Sistem Informasi Inventori Gudang berbasis web. Sistem ini tidak hanya menggantikan buku tulis dengan digitalisasi, tetapi juga menyajikan fitur-fitur canggih seperti notifikasi otomatis stok rendah melalui WhatsApp, dan akses data real-time dari berbagai perangkat.

Tujuan utama dari penelitian ini adalah membangun sebuah sistem yang mempermudah pemilik toko atau petugas gudang dalam memantau dan mengontrol stok barang secara online. Mereka menekankan bahwa melalui sistem berbasis web, pengecekan ketersediaan barang bisa dilakukan kapan pun dan di mana pun, cukup dengan mengakses internet. Tidak hanya itu, pemilik toko bisa segera mengetahui jika stok barang hampir habis melalui notifikasi langsung ke ponsel mereka.

Pengembangan Sistem: Menggunakan Metodologi Waterfall

Dalam proses pengembangannya, tim menggunakan metode Waterfall, yakni pendekatan sistematis bertahap yang dimulai dari analisis kebutuhan, desain sistem, implementasi, hingga pengujian. Sistem dibangun menggunakan framework CodeIgniter yang didukung bahasa pemrograman PHP, HTML, CSS, serta integrasi database MySQL melalui platform XAMPP.

Untuk tampilan antarmuka (UI/UX), tim memanfaatkan Figma guna memastikan pengalaman pengguna yang intuitif dan mudah dipahami, baik oleh admin maupun petugas gudang.

Sistem ini terdiri dari dua jenis pengguna utama, yaitu Admin dan Petugas. Admin memiliki hak penuh untuk mengelola user, memantau semua transaksi, serta menerima notifikasi penting. Sementara itu, petugas memiliki akses untuk mencatat transaksi masuk dan keluar barang, menambahkan supplier, serta mengekspor data dalam format PDF.

Fitur notifikasi menjadi salah satu keunggulan yang paling menarik. Jika stok suatu barang mencapai batas minimum (misalnya hanya tersisa 10 pcs), sistem akan mengirimkan peringatan otomatis ke nomor WhatsApp yang telah terdaftar. Ini menjadikan pengelolaan stok lebih proaktif dan menghindari kekosongan barang secara tiba-tiba.

Untuk memastikan sistem berfungsi optimal, dilakukan pengujian menggunakan metode Black Box. Hasil pengujian menunjukkan bahwa seluruh fitur berjalan sesuai harapan: login pengguna, pencatatan barang masuk dan keluar, pengelolaan supplier, hingga export data dalam format PDF dapat diakses dan dijalankan tanpa hambatan.

Selain itu, dilakukan juga User Acceptance Test (UAT) untuk memastikan sistem sesuai dengan kebutuhan pengguna lapangan. Respon dari pihak toko menunjukkan tingkat kepuasan tinggi terhadap kemudahan penggunaan dan manfaat sistem secara keseluruhan.

Dampak Nyata: Efisiensi dan Kepuasan Pelanggan

Implementasi sistem ini membawa berbagai manfaat nyata bagi operasional Toko Raja Pecah Belah, antara lain:

• Efisiensi waktu dan tenaga dalam pencatatan stok.

• Minimalkan kesalahan pencatatan akibat human error.

• Pengambilan keputusan lebih cepat, karena data tersedia secara real-time.

• Peningkatan pelayanan kepada pelanggan, karena ketersediaan barang terpantau dan terjamin.

Melalui sistem ini, toko dapat lebih responsif terhadap kebutuhan pasar dan mampu menghindari risiko kehabisan stok yang kerap menyebabkan pelanggan beralih ke toko lain.

Penelitian ini membuktikan bahwa digitalisasi manajemen gudang bukan hanya milik perusahaan besar, tapi juga dapat diadopsi oleh UMKM dengan hasil yang signifikan. Dengan modal semangat, ilmu, dan kreativitas, tiga mahasiswa ini berhasil memberikan solusi nyata yang aplikatif dan berdampak langsung bagi dunia usaha.

Bagi pelaku UMKM lain yang menghadapi kendala serupa, sistem ini dapat menjadi inspirasi bahwa bertransformasi secara digital tidak selalu mahal atau rumit, asal dilakukan dengan pendekatan yang tepat. (ed. Sulistya NG)

Sumber: repositori UNIMMA