Magelang, 07 Agustus 2025 — Di tengah gelombang digitalisasi yang semakin meluas ke berbagai aspek kehidupan, pelayanan publik di tingkat desa tak boleh ketinggalan. Hal inilah yang mendorong Tegar Setyo Budi, mahasiswa Program Studi Teknik Informatika Universitas Muhammadiyah Magelang, untuk mengembangkan sebuah sistem berbasis website yang ditujukan untuk memperbaiki pelayanan administrasi masyarakat di Desa Payaman, Kecamatan Secang, Kabupaten Magelang.
Berangkat dari keluhan masyarakat mengenai lamanya proses pengurusan dokumen administrasi seperti surat pengantar, surat keterangan, hingga dokumen pindah domisili, Tegar melihat adanya kebutuhan mendesak untuk solusi teknologi yang mudah diakses dan ramah pengguna. Sistem pelayanan konvensional yang masih mengandalkan antrean fisik, informasi tidak tersampaikan dengan baik, dan belum adanya kejelasan proses pengajuan menjadi permasalahan utama yang ingin ia jawab melalui penelitiannya.
Dinamai SILAPAN (Sistem Informasi Layanan Administrasi Payaman), sistem ini dikembangkan menggunakan metode SDLC (System Development Life Cycle). SDLC dipilih karena pendekatan bertahapnya yang memungkinkan fleksibilitas, perencanaan matang, serta penyesuaian berdasarkan kebutuhan pengguna di lapangan. Melalui tahapan mulai dari investigasi kebutuhan pengguna, perancangan sistem, pengembangan program, pengujian, hingga perawatan, SILAPAN lahir sebagai sistem informasi yang terintegrasi dan responsif terhadap dinamika kebutuhan administrasi desa.
“Dengan metode SDLC, saya bisa merancang sistem yang bisa diuji secara menyeluruh sebelum diterapkan ke masyarakat,” ungkap Tegar dalam penelitiannya. Ia juga menambahkan bahwa pendekatan ini memungkinkan pengembangan sistem yang tidak hanya fungsional, tapi juga efisien dan user-friendly.
Salah satu kekuatan utama dari sistem ini adalah fitur pengajuan surat secara online, di mana masyarakat cukup mendaftar, melengkapi data diri, memilih jenis surat yang diinginkan, mengunggah dokumen persyaratan, dan menerima bukti pengajuan tanpa harus datang ke kantor desa. Bukti ini nantinya digunakan untuk pengambilan dokumen yang sudah disetujui. Proses pengajuan yang sebelumnya memakan waktu berhari-hari karena verifikasi manual kini dipangkas secara signifikan.
SILAPAN juga menyediakan fitur login terpisah untuk admin, pegawai, dan masyarakat. Masing-masing memiliki hak akses dan peran yang berbeda. Admin bertugas mengelola data masyarakat dan pegawai, melakukan pengecekan, hingga menyetujui atau menolak pengajuan berdasarkan kelengkapan dokumen. Sementara pegawai desa dapat membantu proses validasi berkas serta memberikan catatan bila pengajuan ditolak.
Dari sisi masyarakat, sistem ini dirancang sesederhana mungkin, namun tetap informatif. Tersedia halaman profil pengguna, formulir yang bisa diunduh sesuai jenis surat, hingga status pengajuan yang dapat dipantau secara real-time. Tak kalah penting, sistem juga memiliki fitur filter bagi admin untuk memantau perkembangan berkas—dari proses hingga selesai—yang mempermudah manajemen layanan dalam jumlah besar.
Dalam pengujian fungsionalitas yang dilakukan kepada masyarakat dan staf kelurahan, SILAPAN dinyatakan berhasil menjalankan semua fitur utama dengan baik. Metode pengujian yang digunakan adalah black box testing, yang memastikan setiap fitur berjalan sesuai skenario yang diharapkan. Hasilnya menunjukkan bahwa sistem dapat memenuhi seluruh aspek kebutuhan administrasi masyarakat desa, sekaligus meningkatkan akurasi data dan efisiensi kerja staf kelurahan.
Yang menarik, sistem ini juga berkembang berdasarkan masukan pengguna. Beberapa fitur tambahan seperti tombol “kembali” pada halaman pengajuan, penambahan informasi pada form profil, dan filter status pengajuan ditambahkan setelah tahap uji coba awal. Hal ini menunjukkan bahwa pengembangan sistem dilakukan secara inklusif, menempatkan pengalaman pengguna sebagai prioritas.
Penelitian ini menyimpulkan bahwa transformasi digital di tingkat desa bukan hanya mungkin, tapi juga sangat dibutuhkan, terutama dalam mempercepat pelayanan dan meningkatkan kepercayaan masyarakat terhadap pemerintahan desa. SILAPAN menjadi bukti nyata bahwa inovasi teknologi bisa dimulai dari akar rumput, dan memberikan dampak yang signifikan bagi kehidupan warga sehari-hari.
Sebagai langkah lanjutan, Tegar menyarankan agar sistem ini terus dikembangkan dengan menambah fitur baru dan integrasi dengan database kependudukan desa. Ia juga membuka peluang untuk menjadikan SILAPAN sebagai portal informasi desa secara menyeluruh di masa depan.
Dengan sistem seperti SILAPAN, Desa Payaman membuktikan bahwa pelayanan publik yang cepat, transparan, dan efisien bukanlah sekadar wacana, tetapi sesuatu yang bisa dicapai dengan kemauan, pengetahuan, dan teknologi yang tepat. (ed. Sulistya NG)
Sumber: repositori UNIMMA
