Magelang, 07 Agustus 2025 — Dalam era digital yang semakin maju, transformasi teknologi informasi telah menyentuh hampir seluruh aspek kehidupan, termasuk sistem administrasi pendidikan. Di tengah tantangan pengelolaan data yang masih dilakukan secara manual, Muhammad Arfan Bakhtiar, mahasiswa Program Studi Teknik Informatika Universitas Muhammadiyah Magelang, menginisiasi langkah solutif melalui pengembangan aplikasi Buku Induk berbasis metode User Centered Design (UCD).
Penelitian ini mengambil studi kasus di SMP Muhammadiyah Bandongan, sebuah sekolah menengah swasta di Kabupaten Magelang yang setiap tahunnya menerima puluhan peserta didik baru. Buku Induk, sebagai catatan permanen mengenai data siswa, masih dikelola secara konvensional di sekolah tersebut. Aktivitas pencatatan data seperti nama, alamat, riwayat pendidikan, hingga catatan kesehatan, dilakukan secara manual, menyisakan potensi besar terhadap kesalahan pencatatan dan keterlambatan pemrosesan.
Berangkat dari latar belakang itu, penelitian ini memiliki tujuan utama: merancang dan mengimplementasikan antarmuka aplikasi Buku Induk dengan menggunakan metode UCD. Pendekatan ini menempatkan pengguna—dalam hal ini tata usaha, wali kelas, dan kepala sekolah—sebagai pusat dari proses pengembangan. Dengan demikian, aplikasi yang dihasilkan bukan hanya fungsional, tetapi juga mudah digunakan dan sesuai dengan kebutuhan riil pengguna.
Metode UCD terdiri dari empat tahap: (1) Specify Context of Use—menggali konteks penggunaan sistem melalui observasi dan wawancara; (2) Specify User Requirements—mengidentifikasi kebutuhan fungsional pengguna; (3) Produce Design Solutions—merancang solusi antarmuka berupa prototipe; dan (4) Evaluate Against Requirements—mengukur efektivitas dan efisiensi desain dengan melibatkan pengguna akhir.
Dalam prosesnya, Arfan melakukan wawancara mendalam dengan pihak sekolah untuk menggali kendala penggunaan buku induk manual. Hasilnya memperlihatkan bahwa entri data membutuhkan waktu lama, pencarian data tidak efisien, dan koreksi kesalahan sangat rumit. Aplikasi yang dikembangkan mencakup fitur-fitur penting seperti tambah data siswa, pencarian cepat, edit, hapus, serta pencetakan data dalam format digital.
Desain antarmuka aplikasi dibuat dengan Figma dan melalui berbagai iterasi berdasarkan umpan balik pengguna. Halaman-halaman yang dirancang mencakup halaman login, dashboard utama, data siswa, data guru, nilai akademik, hingga pengelolaan kelas. Antarmuka disesuaikan agar mencerminkan identitas sekolah, termasuk warna, logo, dan gaya visual yang familiar.
Yang menarik dari penelitian ini adalah hasil uji coba pengguna terhadap prototipe aplikasi yang telah dikembangkan. Dua metode pengujian digunakan: System Usability Testing (SUT) dan System Usability Scale (SUS). Dalam pengujian SUT, pengguna diberikan enam tugas spesifik—mulai dari login hingga menambah data guru. Tingkat keberhasilan tugas mencapai angka 94,05%, yang menurut standar Litbang Depdagri tergolong sangat efektif.
Sementara itu, pengujian SUS yang melibatkan delapan responden menghasilkan skor rata-rata 78,1, masuk dalam kategori baik (grade B). Artinya, pengguna merasa aplikasi ini mudah digunakan, tidak membingungkan, dan tidak membutuhkan bantuan teknis dalam mengoperasikannya. Bahkan, sebagian besar responden menyatakan bersedia menggunakan aplikasi ini kembali jika tersedia di lingkungan kerja mereka.
Penelitian ini memberikan kontribusi nyata dalam meningkatkan efisiensi pengelolaan data siswa di lingkungan sekolah. Dengan implementasi pendekatan berbasis pengguna, aplikasi yang dibangun tidak hanya mempermudah kerja administrasi, tetapi juga meminimalisir risiko kesalahan yang kerap terjadi dalam sistem manual.
Meski hasilnya memuaskan, Arfan menyadari bahwa metode UCD memiliki keterbatasan, terutama dalam menentukan prioritas fitur. Diperlukan evaluasi berkelanjutan untuk menyaring fitur mana yang benar-benar penting agar tidak membebani pengguna.
Sebagai penutup, Arfan berharap penelitian ini dapat menjadi landasan bagi pengembangan sistem informasi serupa di sekolah lain, khususnya di lingkungan pendidikan menengah yang masih bergantung pada metode manual. Dengan teknologi yang ramah pengguna, tugas administratif bisa menjadi lebih ringan, akurat, dan efisien—mendukung tujuan pendidikan yang lebih besar. (ed. Sulistya NG)
Sumber: repositori UNIMMA
