Magelang, 11 Agustus 2025 — Di tengah derasnya arus perkembangan teknologi informasi, berbagai sektor bisnis berlomba-lomba beradaptasi untuk meningkatkan efisiensi operasional. Tak terkecuali Vapestore Magelang, jaringan ritel rokok elektrik dengan enam cabang di Kota Magelang, yang selama ini masih mengandalkan sistem presensi manual berbasis foto untuk mengelola kehadiran karyawan. Cara lama ini kerap menimbulkan persoalan: proses rekap data yang memakan waktu, penyimpanan foto yang membebani memori, serta potensi kesalahan dalam perhitungan gaji.
Menjawab tantangan tersebut, Muhammad Fauzi, mahasiswa Program Studi Teknik Informatika S1 Universitas Muhammadiyah Magelang, merancang penelitian berjudul “Implementasi Metode Waterfall pada Sistem Presensi dan Penggajian di Vapestore Magelang“. Tujuan utamanya adalah menghadirkan sistem terintegrasi berbasis QR Code yang mampu mengotomatisasi pencatatan presensi sekaligus proses penggajian, sehingga lebih cepat, akurat, dan transparan.
Dalam sistem lama, karyawan melakukan swafoto setiap kali masuk kerja untuk melaporkan kehadiran. Foto tersebut dikirimkan ke admin atau pemilik melalui aplikasi pesan, lalu diolah secara manual menjadi rekap bulanan. Proses ini bukan hanya lambat, tetapi juga rawan kehilangan data jika penyimpanan bermasalah. Di sisi lain, perhitungan gaji karyawan—yang seharusnya sederhana—sering kali memakan waktu lama karena data presensi tidak otomatis terhubung dengan sistem penggajian.
Metode Waterfall: Pendekatan Sistematis
Untuk membangun sistem baru, Fauzi mengadopsi metode Waterfall, model pengembangan perangkat lunak berurutan yang terdiri dari lima tahap: komunikasi, perencanaan, perancangan, konstruksi, dan penerapan. Tahapan ini dianggap cocok untuk proyek yang membutuhkan dokumentasi lengkap dan desain yang jelas sejak awal.
-
Tahap komunikasi dilakukan dengan wawancara dan observasi di Vapestore Magelang untuk memahami permasalahan secara mendalam.
-
Tahap perencanaan menyusun jadwal kerja enam bulan, dari Februari hingga Juli 2024, mencakup pengembangan, pengujian, hingga implementasi.
-
Tahap perancangan memanfaatkan UML (Unified Modeling Language) untuk membuat use case diagram, activity diagram, dan sequence diagram yang menggambarkan alur kerja sistem presensi dan penggajian.
-
Tahap konstruksi merealisasikan desain ke dalam sistem menggunakan bahasa pemrograman PHP dengan framework CodeIgniter, basis data MySQL, dan antarmuka yang ramah pengguna.
-
Tahap penerapan menguji sistem melalui Blackbox Testing dan Beta Testing untuk memastikan semua fungsi berjalan sesuai kebutuhan.
Sistem baru memungkinkan karyawan melakukan presensi hanya dengan memindai QR Code menggunakan perangkat yang tersedia di toko. Data kehadiran secara otomatis tersimpan dalam database terpusat, menghilangkan kebutuhan penyimpanan manual. Admin dapat mengakses data presensi kapan saja, mengelolanya untuk perhitungan gaji, dan mencetak slip gaji secara instan.
Beberapa modul utama dalam sistem ini meliputi:
- Halaman Login — Akses aman bagi admin dan karyawan.
- Dashboard — Ringkasan informasi penting terkait data presensi dan penggajian.
- Manajemen Data Karyawan — Penambahan, pengubahan, dan penghapusan data karyawan.
- Manajemen Data Gaji — Perhitungan gaji otomatis berdasarkan presensi.
- Fitur Ambil dan Scan QR — Proses presensi masuk dan pulang yang cepat dan akurat.
Pengujian Blackbox menunjukkan seluruh fungsi berjalan valid, mulai dari login, input data karyawan, pengelolaan data gaji, hingga proses scan presensi. Hasil Beta Testing kepada pemilik dan karyawan pun positif. Skor rata-rata dalam uji kepuasan pengguna masuk kategori “Sangat Baik”, menandakan sistem mudah digunakan dan membantu pekerjaan sehari-hari.
Dengan sistem baru ini, proses rekap kehadiran yang sebelumnya memakan waktu lama kini dapat dilakukan dalam hitungan detik. Perhitungan gaji pun menjadi lebih transparan, mengurangi risiko kesalahan, dan memberikan kepastian bagi karyawan.
Bagi Vapestore Magelang, implementasi ini membawa manfaat langsung berupa efisiensi waktu, penghematan sumber daya, dan peningkatan akurasi data. Bagi dunia akademis, penelitian ini memberikan kontribusi teoretis terkait penerapan metode Waterfall pada pengembangan sistem presensi dan penggajian berbasis QR Code.
Fauzi menyimpulkan bahwa penggunaan Waterfall efektif untuk proyek dengan kebutuhan yang sudah jelas sejak awal, karena memungkinkan setiap tahapan dilaksanakan secara terstruktur dan terdokumentasi. “Sistem ini bukan hanya mempermudah pekerjaan admin, tetapi juga meningkatkan transparansi dalam pengelolaan karyawan,” ujarnya.
Transformasi digital di Vapestore Magelang ini menjadi contoh konkret bagaimana bisnis ritel skala menengah dapat memanfaatkan teknologi sederhana namun tepat guna untuk memecahkan masalah operasional yang selama ini membebani. Dengan keberhasilan ini, tidak menutup kemungkinan sistem serupa akan diadopsi oleh cabang-cabang lain atau bahkan oleh pelaku usaha ritel di luar industri vape. (ed. Sulistya NG)
Sumber: repositori UNIMMA
