Solusi Digital Atasi Masalah Duplikasi Surat di Akademi Militer
13 August 2025

mimin

Magelang, 13 Agustus 2025 – Kemajuan teknologi mendorong banyak instansi untuk beralih ke sistem digital, tak terkecuali Tata Usaha (TU) Peralatan Akademi Militer (Akmil) Magelang. Selama ini, pengelolaan arsip surat di TU Peralatan Akmil masih dilakukan secara manual, mulai dari pencatatan, penomoran, hingga penyimpanan. Cara tradisional ini kerap menimbulkan masalah, seperti lamanya waktu pencarian arsip yang bisa memakan waktu hingga 30 menit, dan yang lebih krusial, terjadinya duplikasi nomor surat keluar pada hari yang sama.

Melihat permasalahan ini, Rendy Aldian Kurniawan, mahasiswa Teknik Informatika Universitas Muhammadiyah Magelang, merancang Sistem Arsip Elektronik dengan Penomoran Surat Keluar Otomatis. Sistem ini menjadi jawaban atas tantangan efisiensi dan akurasi yang dihadapi TU Peralatan Akmil.

Berdasarkan wawancara dengan petugas Turmin Agenda Arsip, terdapat 10 kategori surat yang dikelola TU Peralatan Akmil, mulai dari surat masuk biasa hingga surat keluar rahasia. Proses penomoran surat keluar manual yang mereka terapkan selama ini rawan menimbulkan nomor ganda, apalagi ketika dalam sehari diterbitkan banyak surat.

Selain itu, penyimpanan arsip manual membuat pencarian surat menjadi lambat. “Kalau manual, mencari surat bisa sampai setengah jam. Dengan sistem ini, targetnya di bawah 10 detik,” jelas Rendy dalam penelitian yang dilakukannya. Ada dua tujuan utama yang ingin dicapai lewat pengembangan sistem ini:

  1. Mempermudah penomoran, pencarian, dan penyimpanan surat di TU Peralatan Akmil tanpa harus lagi melakukan pencatatan manual.
  2. Mempercepat proses pengelolaan dokumen dengan pengkategorian arsip yang tepat agar mudah ditemukan kembali.

Rendy membangun sistem ini menggunakan bahasa pemrograman PHP dan database MySQL. Untuk perancangan, ia memanfaatkan Unified Modeling Language (UML), sementara metode pengembangannya mengikuti model Waterfall—tahapan sistematis mulai dari analisis kebutuhan, desain, pengkodean, pengujian, hingga pemeliharaan.

Salah satu fitur unggulan adalah penomoran surat keluar otomatis. Nomor surat dihasilkan berdasarkan format resmi TU Peralatan Akmil, mencakup kode klasifikasi, kode instansi “12”, nomor urut, bulan dalam angka Romawi, dan tahun. Sistem ini otomatis mengatur ulang nomor urut menjadi “1” saat memasuki tahun baru, sehingga potensi duplikasi nomor dapat dihilangkan.

Setelah diimplementasikan, sistem ini terbukti mempermudah pekerjaan Turmin Agenda Arsip dan Turmin Surat. Pencarian arsip kini dapat dilakukan dalam hitungan detik, jauh lebih cepat dibandingkan metode lama. Surat keluar pun tak lagi mengalami masalah nomor ganda.

Pengujian dilakukan dengan dua metode:

  • Black Box Testing, untuk memastikan setiap fungsi sistem berjalan sesuai rencana.

  • Beta Testing, melibatkan 5 pengguna dari TU Peralatan Akmil. Hasilnya, sistem mendapat skor sempurna 100% pada skala Likert, menunjukkan kemudahan penggunaan dan tidak ditemukannya bug.

Dari sisi manfaat, sistem ini memberikan beberapa keunggulan:

  • Efisiensi waktu: pencarian surat menjadi kurang dari 1 menit.

  • Keamanan arsip: dokumen tersimpan secara digital, mengurangi risiko rusak atau hilang.

  • Akurasi tinggi: penomoran otomatis mencegah duplikasi nomor surat.

  • Pengelolaan sistematis: arsip lebih terstruktur dan mudah diakses sesuai kategori.

Meski demikian, ada beberapa kekurangan, seperti penghapusan arsip yang hanya bisa dilakukan satu per satu dan belum adanya fitur pengelompokan surat berdasarkan klasifikasi di tampilan utama. Namun, kekurangan ini relatif kecil dibandingkan manfaat yang dihasilkan, dan pengembang telah memberikan saran pengembangan lebih lanjut.

Sistem Arsip Elektronik dan Penomoran Surat Keluar Otomatis rancangan Rendy Aldian Kurniawan terbukti menjadi solusi efektif untuk meningkatkan kinerja TU Peralatan Akmil. Dengan menggabungkan otomasi penomoran dan pengarsipan digital, pekerjaan yang dulu memakan waktu lama kini dapat diselesaikan dalam hitungan detik.

Langkah digitalisasi ini tak hanya meningkatkan produktivitas, tapi juga menjadi bukti bahwa teknologi tepat guna bisa diadaptasi di lingkungan militer, asalkan dirancang sesuai kebutuhan pengguna.

Jika sistem ini diadopsi lebih luas, bukan tidak mungkin pengelolaan arsip di instansi lain juga akan mengalami lompatan efisiensi serupa—mengakhiri era tumpukan map dan pencarian berjam-jam, digantikan oleh klik cepat dan pencarian instan. (ed. Sulistya NG)

Sumber: repositori UNIMMA

Bebas Pustaka

Persyaratan Unggah Mandiri dan Bebas Pustaka Wisuda periode 84 bisa di lihat pada link berikut