Magelang, 25 Agustus 2025 – Tiga mahasiswa Program Studi Teknologi Informasi D3 Fakultas Teknik Universitas Muhammadiyah Magelang, yakni Mochammad Ircham N, Waskitho Nilamndaru, dan Eky Rizky Prasetya, berhasil merancang sebuah sistem berbasis web yang ditujukan untuk menjawab problematika administrasi di Desa Pandansari, Kecamatan Kajoran, Kabupaten Magelang.
Karya mereka yang dituangkan dalam Tugas Akhir berjudul “Perancangan Sistem Online Pelayanan Administrasi dan Informasi Masyarakat Berbasis Web Desa Pandansari Kecamatan Kajoran Kabupaten Magelang” hadir sebagai bentuk jawaban terhadap keluhan masyarakat yang selama ini menghadapi berbagai kendala dalam pengurusan surat-menyurat di tingkat desa.
Latar Belakang
Selama bertahun-tahun, pelayanan administrasi di Desa Pandansari masih berjalan secara konvensional. Warga yang ingin mengurus surat keterangan—baik itu Surat Keterangan Tidak Mampu (SKTM), Surat Keterangan Domisili, Surat Keterangan Usaha, maupun Surat Keterangan Umum—harus mendatangi balai desa dan melengkapi berkas secara manual. Proses tersebut bukan hanya menyita waktu, tetapi juga menyulitkan warga yang sedang berada di luar daerah.
Melihat kenyataan ini, ketiga peneliti muda tersebut merasa perlu menghadirkan inovasi digital. Mereka menilai desa dengan potensi sumber daya alam dan manusia yang besar seharusnya bisa mendapatkan layanan publik yang lebih cepat, transparan, dan efisien melalui teknologi informasi.
Tujuan Penelitian
Penelitian ini bertujuan untuk merancang sistem online pelayanan administrasi dan informasi masyarakat berbasis web. Harapannya, sistem ini dapat:
- Mempermudah warga dalam melakukan pengajuan surat tanpa harus datang ke kantor desa.
- Menjadi pusat data penduduk yang terkelola dengan baik.
- Menyediakan sarana informasi mengenai profil, potensi, hingga agenda desa.
- Mengarsipkan dokumen administrasi secara digital sehingga lebih aman dan mudah ditelusuri kembali.
Dengan kata lain, sistem ini diharapkan menjadi solusi digitalisasi desa yang mendukung program pemerintah dalam peningkatan kualitas pelayanan publik.
Metode Penelitian
Dalam prosesnya, para peneliti menggunakan metode wawancara dan observasi. Mereka menggali informasi langsung dari Bapak Fredy, Kasi Pelayanan Desa Pandansari, untuk mengetahui alur kerja administrasi dan kebutuhan warga. Selain itu, mereka juga melakukan observasi langsung terhadap sistem pelayanan yang masih manual di balai desa.
Setelah data terkumpul, mereka merancang sistem dengan bantuan Figma untuk desain antarmuka, dan mengimplementasikan program menggunakan PHP Native, CSS, dan MySQL sebagai basis pengelolaan database.
Implementasi Sistem
Sistem yang dirancang memiliki tiga level pengguna, yaitu:
- Penduduk, yang dapat melakukan registrasi, mengajukan surat, serta mengakses informasi desa.
- Admin, yang bertugas memverifikasi, menyetujui, atau menolak pengajuan surat, sekaligus mengelola data penduduk.
- Kepala Desa, yang memiliki akses untuk memantau data penduduk serta status surat yang diajukan.
Alur kerjanya sederhana. Warga cukup mendaftar secara online, memilih jenis surat yang dibutuhkan, dan mengunggah berkas persyaratan. Admin kemudian memverifikasi data, lalu surat dapat diunduh dalam bentuk digital atau dicetak di kantor desa.
Hasil Penelitian
Hasil uji coba sistem menggunakan Skala SUS (System Usability Scale) menunjukkan skor 85, yang berarti sangat baik. Skor ini menandakan bahwa sistem dapat diterima oleh pengguna dan dinilai mampu membantu proses administrasi di desa. Responden yang terdiri dari warga Pandansari dan masyarakat umum menilai sistem ini memudahkan mereka dalam mengurus dokumen tanpa harus repot datang ke balai desa.
Selain itu, sistem ini juga terbukti efektif sebagai sarana informasi desa. Warga bisa mengakses profil desa, potensi, struktur pemerintahan, hingga agenda terkini melalui satu pintu berbasis web.
Kesimpulan
Penelitian ini menyimpulkan bahwa sistem online berbasis web dapat menjadi solusi nyata dalam mengatasi keterbatasan pelayanan manual di desa. Dengan adanya digitalisasi ini, pelayanan menjadi lebih cepat, efisien, dan transparan. Tidak hanya membantu warga dalam administrasi surat-menyurat, sistem juga memperkuat pengelolaan informasi desa yang lebih terintegrasi.
Keberhasilan penelitian ini menjadi bukti bahwa inovasi teknologi dari kampus bisa memberi manfaat langsung bagi masyarakat. Desa Pandansari kini memiliki harapan baru untuk menjadi desa digital yang lebih maju, dengan pelayanan publik yang modern dan ramah pengguna. (Wied)
Sumber: Repositori UNIMMA
