MAGELANG, Juli — Pengelolaan arsip persuratan di lingkungan militer kini memasuki babak baru berkat sentuhan teknologi digital. Peneliti asal Program Studi Teknik Informatika Universitas Muhammadiyah Magelang, Rendy Aldian Kurniawan, berhasil mengembangkan Sistem Arsip Elektronik dan Penomoran Surat Keluar Otomatis yang dirancang khusus untuk Tata Usaha Peralatan Akademi Militer (TU PAL Akmil) Magelang.
Penelitian yang memfokuskan pada efisiensi tata kelola dokumen pemerintahan ini berangkat dari kerumitan sistem pengarsipan konvensional. Selama ini, petugas administrasi di TU PAL Akmil sering mengular dalam proses pencatatan manual berbasis buku agenda. Kondisi tersebut kerap memicu penumpukan dokumen, risiko fisik arsip rusak atau hilang, hingga memicu terjadinya duplikasi nomor surat keluar—terutama ketika volume dokumen melonjak tajam pada hari yang sama.
Melihat hambatan teknis tersebut, Rendy menetapkan tujuan utama penelitiannya untuk menghadirkan platform digital terpadu. Sistem ini difokuskan untuk mengotomatisasi pembuatan nomor surat keluar sesuai format resmi instansi serta memangkas durasi pencarian dokumen secara drastis. Dengan memanfaatkan metode pengembangan perangkat lunak Waterfall dan pemodelan Unified Modeling Language (UML), aplikasi berbasis pemrograman PHP dan basis data MySQL ini dibangun secara terstruktur mulai dari analisis kebutuhan hingga tahap pengujian.
Hasil penelitian menunjukkan lompatan efisiensi yang sangat signifikan dalam operasional persuratan. Salah satu penemuan paling krusial adalah efisiensi waktu pencarian dokumen. Jika sebelumnya petugas memerlukan waktu antara 10 hingga 30 menit untuk menemukan satu berkas fisik di rak penyimpanan, lewat sistem baru ini arsip dapat ditemukan dalam hitungan kurang dari satu menit. Selain itu, fitur otomatisasi penomoran berhasil menekan risiko nomor surat ganda atau manusiawi human error hingga nol persen.
Keunggulan sistem ini juga diperkuat oleh hasil pengujian Beta Testing yang melibatkan langsung para pengatur administrasi persuratan dan agenda arsip di lingkungan TU PAL Akmil. Pengujian terhadap fungsionalitas dan antarmuka sistem menghasilkan tingkat kepuasan sempurna dengan skor persentase mencapai 100 persen. Petugas menilai sistem sangat intuitif, mudah dioperasikan, dan menjadi solusi nyata bagi penataan arsip modern yang aman serta sistematis di instansi militer.(ed.adm_kuikimmi)
Sumber: repositori UNIMMA
